Кілька кар’єрних моментів породжують таку енергію та хвилювання, як дата початку роботи нового працівника. Команди організації, що наймає персонал, у захваті від перспективи вітати нових талантів. Тим часом новачок прагне зануритися в роботу та вплинути на неї.
Однак адаптація співробітників – це не все радісно, навіть у найпривабливішій організації, яка виконує найцікавішу роботу. Від того, як ви вітаєте своїх нових співробітників, залежить, наскільки швидко вони освоїться та чи вирішать вони залишитися. Ось чому кожній організації потрібні відповідні навчальні ресурси, щоб нові працівники почали працювати.
1. Посадові довідники
Інституційні знання безцінні, але ви ризикуєте зазнати невдачі, якщо не задокументуєте обов’язки, тактику та нюанси посадових ролей. Посібники з посад не лише повторюють опис посади, який ви використовували для найму кандидатів. У цих основних посібниках глибше описано щоденні, щотижневі та річні завдання, пов’язані з обов’язками вашої команди.
Розглядайте посібник з роботи як інструмент, який новачки можуть використати для вивчення нової ролі. Проконсультуйтеся зі своєю командою та колегами-менеджерами, щоб визначити посадові посібники, які ви повинні розробити. Обговоріть ролі та обов’язки та задокументуйте їх, використовуючи оригінальні посадові інструкції як відправну точку. Цей проект може здатися складним, тому багато організацій надають послуги з технічного написання для створення такого вмісту. Ці експерти знають, як найкраще представити інформацію цільовій аудиторії, орієнтуючись на правильний рівень читабельності та формат.
Коли ваші посібники будуть розроблені, поділіться ними з членами команди на цих посадах та іншими, хто з ними тісно співпрацює. Отримайте їх ранню інформацію, щоб виявити прогалини та внести відповідні корективи. Коли ви переконаєтеся, що вони в хорошій формі, попросіть людей працювати в парі з їхнім робочим посібником, відзначаючи необхідні доповнення або коригування з часом. Внесення оновлень на основі реального використання посібників на роботі гарантує, що вони залишатимуться точними та корисними.
2. Процеси та стандартні операційні процедури
Грі в телефон не місце на робочому місці, але це часто трапляється без стандартизації. Те, як один співробітник виконує завдання, може певною мірою працювати, але це може бути не найкращим чи найефективнішим підходом. Згодом навчання нових співробітників може призвести до непослідовного досвіду та створити непотрібний ризик для вашого бізнесу.
Вам краще розробити документацію стандартних операційних процедур (SOP), щоб оптимізувати повсякденну роботу та забезпечити успіх ваших нових співробітників. Ці довідкові посібники пропонують покрокові інструкції щодо кожного аспекту вашого бізнесу. Як і у випадку з вашими посібниками з роботи, їх створення потребуватиме певних зусиль, але переваги роблять інвестиції вартими зусиль.
Переконайтеся, що ваші поточні команди розуміють цінність застосування стандартних процесів і процедур. Прийняття цією практикою також спонукатиме нових працівників використовувати ці процеси. Хоча СОП спочатку можуть здаватися додатковою бюрократичною тяганиною, яка обмежує креативність, вони служать цінній меті. Завдяки детальному опису кроків, необхідних для виконання ключових завдань, SOP дають продукти вищої якості, зменшують кількість повторних робіт і економлять час. Команди можуть уникнути здогадок під час виконання рутинних завдань, таких як очищення даних клієнтів, залишаючи більше часу для додаткової роботи.
3. Бази знань
Незручно, коли на роботі не розмовляєш мовою. Бази знань можуть допомогти демістифікувати галузевий жаргон, розбити технічні концепції та розшифрувати заплутані акроніми. Подумайте про базу знань вашої організації як про цифрову систему підтримки для вашої команди. Він може містити довідкові посібники, інформацію про продукти та внутрішні огляди, які допоможуть вашій команді досягти успіху. Цей ресурс надає всім членам команди доступ до однієї інформації, а нові працівники можуть отримати вигоду від легкодоступного джерела.
Бази знань особливо добре підходять для надання вказівок і підтримки для провідних агентів, які часто ведуть складні розмови. Наприклад, ваша команда може розробити теми для обговорення, поширені запитання або шляхи вирішення під час підготовки до зміни продукту чи ціни. Бази знань збільшують упевненість під час роботи та забезпечують постійний досвід роботи з клієнтами, що робить їх інтеграцію у ваші навчальні практики простою справою.
Розмістіть свою базу знань, посадові посібники та СОП на централізованому порталі. Як правило, для доступу до таких порталів потрібні облікові дані співробітників, що робить їх ідеальним місцем для конфіденційної внутрішньої інформації. Використовуйте свій портал, щоб структурувати шляхи навчання та запланувати перегляд ключової документації. Останнє може бути особливо корисним, оскільки процеси, можливо, потребуватимуть оновлення, оскільки технології, лінії обслуговування та найкращі практики змінюються з часом.
Наймайте нових співробітників, готових до вашої культури навчання
Можливо, ваші нові співробітники рахують дні до свого першого дня роботи у вашій організації, тому використовуйте цей імпульс. Беріть приклад з організаторів подій і надішліть серію електронних листів із пропозицією «Дізнайтеся, перш ніж йти». Надайте огляд того, чого очікувати, маршрути до офісу та попередній перегляд цікавих та адміністративних завдань, які будуть на вас чекати.
Чим більше ви можете зробити, щоб новачкам було комфортно в перший день, тим швидше ви зможете приступити до навчання. Розгляньте можливість надсилання оглядів історії компанії, продуктів і новин, щоб дати їм змогу швидко отримати довідкову інформацію. Зустрічаючи нових співробітників із добре структурованою програмою навчання та матеріалами, вони будуть готові працювати самостійно за рекордно короткий час.