Использование заказов на поставку (или заказов на поставку) является стандартным для большинства предприятий на этапах заявки и закупок. Хотя заказы на поставку технически не являются контрактами, Единый торговый кодекс считает их таковыми. В любом случае, заказы на поставку обычно сопровождаются юридическим документом или контрактом другого типа, гарантирующим получение оплаты в размере суммы, указанной в счете за товары/услуги.
Заказы на поставку — очень полезный и практичный способ заказа услуг, товаров и сырья. Заказы на поставку защищают компанию и поставщика от любого потенциального риска, что в конечном итоге приводит к улучшению работы. Но иногда они могут быть сложными. Вот почему иногда необходимо настроить средства для оптимизации ваших заказов на покупку. Вот пять способов достичь этой цели.
Отслеживание
Отслеживание ваших заказов на покупку так же важно, как и обеспечение правильности всей информации о них. Отслеживание заказов на покупку и заявок может оказаться сложной задачей, особенно при заказе на покупку вручную. Задержки и проблемы со связью возникают, когда заказы на поставку не отслеживаются должным образом. Увеличить экономию средств и упростить закупки непросто, если вы не можете эффективно отслеживать заказы на покупку. Лучшим обходным решением, которое раз и навсегда решит проблемы с отслеживанием, является использование решения для отслеживания закупок.
Многие пакеты программного обеспечения для подачи заявок предлагают эту функцию как часть общего пакета. Системы отслеживания заказов на поставку позволяют пользователям видеть, что происходит с заказом на покупку/заявкой в режиме реального времени. Это означает, что вы можете увидеть, было ли оно одобрено, отметить любые проблемы, предотвратить неэффективность и принять быстрые меры в случае возникновения проблемы. Это также улучшает хранение и соответствие требованиям (контрактам, правилам и внутренним политикам), поэтому вам не придется слишком беспокоиться о тонкостях отслеживания заказов.
Видимость
Наглядность помогает вам получить максимальную отдачу от существующих процессов. Для заказов на поставку и заявок отслеживание товаров на уровне заказа на поставку дает вам больше свободы в определении того, на каком этапе цикла доставки находятся ваши товары. Спрос является одной из наиболее важных движущих сил в ведении бизнеса. Многие менеджеры и команды могут тратить 60% и более своего времени на отслеживание заказов. Вот почему вышеупомянутое отслеживание и прозрачность управления заказами на покупку сегодня так важны.
Наглядность каждого цикла процесса заказа — от производства до доставки — ваша команда должна иметь возможность видеть, что происходит на каждом этапе. Использование программного обеспечения для прогнозирования спроса и управления заказами на покупку для обеспечения прозрачности имеет решающее значение для обеспечения соответствия ваших заказов на покупку и заявок стандартам, а также для своевременного рассмотрения. Видимость также помогает предотвратить проблемы с расходами (включая несанкционированные или мошеннические расходы) и защищает от мошенничества.
Автоматизация
Мир постоянно развивается и меняется. Технологии играют важную роль в этих изменениях. По мере изменения ожиданий бизнеса и клиентов растет и потребность в оптимизации операций. Автоматизация некоторых процессов закупок повышает эффективность, экономит деньги и дает сотрудникам возможность выполнять больше работы. Ключом к автоматизации является внедрение программного обеспечения для управления заказами на закупку.
Благодаря такому программному обеспечению организации могут отказаться от традиционных и ручных методов запроса товаров или создания заказов на покупку. Упростите свои заявки на закупку с помощью такого программного решения, где заявки с помощью такого программного решения, где организации получают преимущества автоматической маршрутизации, определяемой вашими параметрами, присвоением кодов GL, отчетностью и прозрачностью. Помимо оптимизации рабочего процесса, управление закупками позволяет отслеживать заказы на покупку, реализовывать согласованные выгоды по контрактам и получать от поставщиков подробную информацию о покупке продуктов.
Бюджетирование
Хотите получить полную информацию о своем бюджете, сохраняя при этом прозрачность и соблюдение требований к закупкам? Конечно, да! Само собой разумеется, вам необходимо понимать свой бюджет и то, как на него влияют ваши заявки. Отслеживание и мониторинг ваших заказов/форм заявок с помощью программного обеспечения может быть полезным.
Но это также может помочь вам избежать перерасхода средств. Поскольку закупки и заявки напрямую связаны с бюджетами, использование программного обеспечения для составления бюджета в сочетании с программными инструментами для заявок является предрешенным решением. Составление бюджета в режиме реального времени означает, что вам не нужно ждать отчетов о прибылях и убытках, чтобы увидеть, какое влияние ваши заказы на покупку оказывают на организацию. Это, в свою очередь, подтверждает расходы и обеспечивает ориентир для понимания того, где бюджеты могут потребовать корректировки в будущем.
Управляемая покупка
Управляемые закупки имеют решающее значение для обеспечения соблюдения правил закупок и более эффективного использования средств компании. Это просто еще одно преимущество программного решения PO. При управляемых покупках сотрудники могут совершать покупки через перфорированные каталоги (по сути, это просто каталог одного из утвержденных компанией поставщиков) и оформлять покупки через программное обеспечение своей организации. Платежи производятся каждому поставщику, что упрощает получение всего, что вам нужно, одновременно.
Это похоже на открытый рынок, такой как Amazon.com, но он предлагает только перфорированные каталоги от одобренных вами поставщиков и продавцов. Команды могут устанавливать правила закупок (утверждено, требует утверждения, неутверждено и т. д.), а сотрудники могут совершать небольшие предварительно утвержденные покупки, отправлять заявки или отправлять заказы на покупку. Управляемые закупки экономят время, сокращают затраты, обеспечивают лучшую прозрачность — и все это помогает вашей компании снизить риск мошенничества и третьих сторон, когда дело доходит до закупок. В качестве решения для закупок управляемые закупки трудно превзойти.