Немногие моменты в карьере генерируют столько энергии и волнения, как дата начала работы нового сотрудника. Команды в организации, нанимающей сотрудников, в восторге от перспективы приветствовать новые таланты. Между тем, новичок стремится вникнуть в работу и произвести впечатление.
Однако адаптация сотрудников не всегда проходит гладко и радужно, даже в самой привлекательной организации, выполняющей самую захватывающую работу. То, как вы приветствуете новых сотрудников, может определить, насколько быстро они войдут в курс дела и решат ли они остаться. Вот почему каждой организации нужны правильные учебные ресурсы, чтобы новые сотрудники могли сразу же приступить к работе.
1. Должностные инструкции
Институциональные знания бесценны, но вы рискуете потерпеть неудачу, если не документируете обязанности, тактику и нюансы должностных обязанностей. Должностные инструкции не просто повторяют описание работы, которое вы использовали для набора кандидатов. Эти важные руководства глубже изучают ежедневные, еженедельные и ежегодные задачи, связанные с обязанностями вашей команды.
Рассмотрите руководство по работе как инструмент, который новички могут использовать для изучения новой роли. Проконсультируйтесь с вашей командой и коллегами-менеджерами, чтобы определить, какие руководства по работе вам следует разработать. Обсудите роли и обязанности и задокументируйте их, используя оригинальные описания работы в качестве отправной точки. Этот проект может показаться сложным, поэтому многие организации передают на аутсорсинг услуги по написанию технических текстов для создания такого контента. Эти эксперты знают, как лучше всего представить информацию целевой аудитории, ориентируясь на правильный уровень читаемости и формат.
После разработки руководств поделитесь ими с членами команды, занимающими эти должности, и другими, кто работает с ними в тесном контакте. Получите их ранние комментарии, чтобы выявить пробелы и внести соответствующие коррективы. Как только вы убедитесь, что они в хорошей форме, поручите людям работать в тандеме с их должностными инструкциями, отмечая необходимые дополнения или корректировки с течением времени. Внесение обновлений на основе реального использования руководств на работе гарантирует, что они останутся точными и полезными.
2. Процессы и стандартные операционные процедуры
Игра в телефон не имеет места на рабочем месте, но это часто происходит без стандартизации. То, как один сотрудник выполняет задачу, может работать в определенной степени, но это может быть не лучшим или не самым эффективным подходом. Со временем, когда отдельные сотрудники обучают новых сотрудников, это может привести к непоследовательному опыту и привнести ненужный риск в ваш бизнес.
Лучше разработать документацию по стандартным операционным процедурам (СОП), чтобы оптимизировать повседневную работу и обеспечить успех для новых сотрудников. Эти справочные руководства предлагают пошаговые инструкции по каждому аспекту вашего бизнеса. Как и в случае с вашими должностными инструкциями, их создание потребует некоторых усилий, но преимущества оправдывают инвестиции.
Убедитесь, что ваши текущие команды понимают ценность использования стандартных процессов и процедур. Их принятие практики также побудит новых сотрудников использовать эти процессы. Хотя СОП поначалу могут казаться дополнительной бюрократической волокитой, ограничивающей креативность, они служат ценной цели. Детализируя шаги, необходимые для выполнения ключевых задач, СОП обеспечивают более высокое качество продукции, сокращают количество доработок и экономят время. Команды могут избежать догадок при выполнении рутинных задач, таких как очистка данных клиентов, оставляя больше времени для работы с добавленной стоимостью.
3. Базы знаний
Неловко, когда вы не говорите на языке на работе. Базы знаний могут помочь развеять мифы о отраслевом жаргоне, разбить технические концепции и расшифровать запутанные аббревиатуры. Подумайте о базе знаний вашей организации как о цифровой системе поддержки для вашей команды. Она может содержать справочные руководства, информацию о продуктах и внутренние обзоры, которые помогут вашей команде добиться успеха. Этот ресурс дает всем членам команды доступ к одной и той же информации, и новые сотрудники могут выиграть от наличия легкодоступного источника.
Базы знаний особенно хорошо подходят для предоставления руководства и поддержки для агентов первой линии, которые часто ведут сложные разговоры. Например, ваша команда может разрабатывать тезисы, часто задаваемые вопросы или пути решения в рамках подготовки к изменению продукта или ценообразования. Базы знаний повышают уверенность на рабочем месте и обеспечивают постоянный клиентский опыт, делая их интеграцию в ваши методы обучения очевидной.
Размещайте свою базу знаний, руководства по работе и стандартные операционные процедуры на централизованном портале. Обычно такие порталы требуют учетных данных сотрудников для доступа, что делает их идеальным местом для конфиденциальной, внутренней информации. Используйте свой портал для структурирования путей обучения и планирования обзоров ключевой документации. Последнее может быть особенно полезным, поскольку процессы могут нуждаться в обновлении по мере изменения технологий, линий обслуживания и передовых методов с течением времени.
Подготовьте новых сотрудников к вашей культуре обучения
Ваши новые сотрудники могут считать дни до своего первого дня в вашей организации, поэтому используйте этот импульс. Возьмите пример с организаторов мероприятий и отправьте серию писем «узнай, прежде чем идти» новым сотрудникам. Предоставьте обзор того, чего ожидать, указания по офису и предварительные обзоры интересных и административных задач, которые ждут вас впереди.
Чем больше вы можете сделать, чтобы новички чувствовали себя комфортно в первый день, тем скорее вы сможете приступить к обучению. Рассмотрите возможность отправки обзоров истории компании, продуктов и новостей, чтобы дать им быстрый старт в плане фоновой информации. Приветствуя новых сотрудников хорошо структурированной программой обучения и материалами, они будут готовы работать самостоятельно в рекордно короткие сроки.