Управление заказами на работу — это больше, чем просто автоматизация выездного сервисного бизнеса. Оно улучшает управление активами, влияет на работу ваших команд за счет оптимизации рабочих процессов и оптимизирует каналы связи.
Все эти преимущества приходят с управлением изменениями и операциями по обслуживанию на местах. Неотзывчивый поставщик программного обеспечения, частые сбои в работе программного обеспечения или, что еще хуже, утечки данных негативно влияют на ваш бизнес.
Следовательно, вам следует тщательно выбирать программное обеспечение для управления рабочими заказами. В этой статье представлен контрольный список основных функций, которые должно иметь ваше программное обеспечение для управления рабочими заказами для эффективной автоматизации.
8 основных функций, которые должно иметь программное обеспечение для управления заказами на работу для эффективного выполнения выездных работ.
Программное обеспечение для управления рабочими заказами помогает организовывать и автоматизировать ручные и малорисковые задачи в рамках выездных сервисных операций.
Чтобы убедиться, что вы выбрали подходящего поставщика программного обеспечения, убедитесь, что представленное решение по управлению заказами на работу обладает восемью основными функциями:
Настройка
Общее программное обеспечение для управления проектами не подходит для интеграции с рабочими процессами выездного обслуживания. Ищите специализированное решение для управления заказами на работу, которое понимает требования и проблемы выездного обслуживания.
Наличие возможностей настройки делает переход от бумажной работы к автоматизации плавным. Формование программного обеспечения с предопределенными процессами или брендингом делает вашу команду знакомой. Бизнес всегда может оптимизироваться медленнее.
Например, проверьте наличие таких функций, как создание пользовательских форм для сбора данных, создание пользовательских полей для фильтрации доступных выездных специалистов, настраиваемые шаблоны и т. д.
Средства коммуникации
Какой смысл внедрять программное обеспечение, если вам все равно придется совершать несколько телефонных звонков, чтобы проверить доступность выездного специалиста по обслуживанию?
Хорошее программное обеспечение для управления рабочими заказами будет включать несколько режимов общения и автоматизировать повторяющиеся запросы. Проверьте наличие централизованного места для общения с помощью сообщений чата или комментариев к заданиям. Оно должно включать опции для обмена изображениями, видео, текстом, файлами и т. д. с командами для лучшего асинхронного сотрудничества.
Например, если работник хочет получить отпуск, он может подать соответствующий запрос, а менеджер должен одобрить или отклонить его в зависимости от обстоятельств.
Создание редактируемого и отслеживаемого рабочего задания
Естественно менять детали работы, поскольку выездные работы могут стать непредсказуемыми. Чтобы избежать переделок, убедитесь, что выбранное программное обеспечение для управления работой имеет функции редактирования.
Он также должен включать возможность обновления и отслеживания статуса задания. Он должен делиться уведомлениями с назначенными работниками и менеджерами, когда что-то идет не так. Также составьте список повторяющихся, разовых или высокоценных заданий. Проверьте, может ли ваш поставщик программного обеспечения оцифровать эти задания, как того требует бизнес.
Панель инструментов для наглядности
Один из способов, которым программное обеспечение для управления работой улучшит видимость бизнеса, — это панели мониторинга. Настраиваемая панель мониторинга позволит вам отслеживать ключевые показатели эффективности, которые определяет ваш бизнес. Убедитесь, что она позволяет редактировать представления, чтобы получить перспективу.
Панель инструментов помогает расставить приоритеты задач и обеспечить выполнение срочных задач. Например, используя Zuper — специализированное программное обеспечение для выездного обслуживания, вы можете раскрасить поля, чтобы организовать задания.
Документация
Документация для создания стандартных рабочих процедур исключает необходимость в доработке и обучении. Проверьте строительный глоссарий для быстрого ознакомления с определением.
Проверьте, включает ли программное обеспечение для управления заказами на работу положения о создании и публикации документации для операций полевого обслуживания. Это включает ручную подготовку к использованию оборудования, передовые методы хранения материалов, публикацию документации по процессу и т. д.
Программное обеспечение также должно поддерживать документацию в различных форматах контента, таких как видео, документы, аудио, изображения и т. д.
Сотрудничество
Программное обеспечение для управления работой позволяет нескольким заинтересованным сторонам сотрудничать, не находясь в одном месте. Ваша команда может удаленно управлять выездными специалистами и быть в курсе событий на местах.
Проверьте наличие асинхронных функций совместной работы, которые экономят время и усилия. Например, выясните, позволяет ли программное обеспечение автоматически назначать задания, исключая телефонные звонки.
Ведение учета
Программное обеспечение для управления заказами на работу должно иметь возможность сохранять исторические данные о выполненных работах и отслеживать прогресс. Это помогает получить представление об оптимизации работы или о том, насколько производительны выездные специалисты по обслуживанию.
Он также должен позволять работникам удаленно обновлять статус работы или создавать тикеты для проблем. При наличии записей программное обеспечение также может предлагать решения, которые использовались в прошлом. Это также помогает в обучении работников на основе данных о предыдущей работе.
Мобильное приложение
Работа в сфере выездного обслуживания часто выполняется удаленно. Мобильное приложение необходимо для того, чтобы команды бэк-офиса могли оставаться на связи с выездными специалистами.
Нахождение на рабочем месте также означает, что мобильное приложение должно быть интуитивно понятным — нельзя добавить больше когнитивной нагрузки к своей текущей работе. Оно также позволяет легко общаться, делиться срочными сообщениями через уведомления и быстро получать доступ к документации. Кроме того, менеджер может подготовить контрольные списки, которые выездные специалисты по обслуживанию могут обновлять и отслеживать выполнение работы.
Ваше программное обеспечение для управления работой должно упростить операции по обслуживанию на местах
Оплата несовместимого программного обеспечения усложнит ваши операции. В Zuper наше программное обеспечение для выездного обслуживания включает в себя вышеупомянутые функции, а наша служба поддержки гарантирует, что оно дополнит ваши существующие рабочие процессы.
Закажите демонстрацию, чтобы узнать, как наши решения по управлению работой могут помочь в управлении вашими заказами.