В наши дни практически невозможно выполнить какую-либо работу без передачи информации в различных форматах. Однако обеспечение конфиденциальности и безопасности ваших данных может быть непосильной задачей. Сохранение конфиденциальности вашей информации абсолютно необходимо, и есть действия, которые вы можете предпринять, чтобы гарантировать это.
Чтобы защитить ваши данные от потенциальных проблем, таких как вторжения, утечки и потери, мы собрали шесть эффективных подходов к безопасности. Использование этих стратегий гарантирует сохранность фактов и цифр независимо от того, какие подходы к обмену вы выберете.
Водяные знаки
Для безопасности конфиденциальной информации добавление цифровых водяных знаков в виде текста или графики в документ имеет важное значение. Фактически, рекомендуется снабжать водяными знаками файлы PDF, чтобы способствовать безопасному поведению пользователя при работе с конфиденциальными данными, включая:
- Юридические соглашения и заслуживающие доверия векселя
- Расширение бюджетов и финансовых документов
- Дорожные карты и спецификации продукта
- Составление рукописей и бизнес-планов
Цифровой водяной знак позволяет вам сотрудничать без компромиссов. Ваша информация защищена на протяжении всего срока службы, что гарантирует конфиденциальность данных и соответствие требованиям. Безопасная совместная работа теперь возможна благодаря цифровому водяному знаку.
Внедрение водяного знака обеспечивает двойную выгоду с точки зрения безопасности. В первую очередь, он служит профилактической мерой, удерживая людей от незаконного раскрытия конфиденциальных материалов. Кроме того, если произойдет какая-либо утечка, источник данных можно будет легко определить по водяному знаку с именем законного получателя, который прикреплен к файлу.
Включите многоэтапную проверку для оптимальной безопасности
Включение многофакторной аутентификации (MFA) в используемом вами программном обеспечении или облачном хранилище является обязательным, если предоставляется такая возможность — не позволяйте безопасности аккаунта отойти на второй план! В настоящее время 2FA является наиболее предпочтительной формой этого типа аутентификации. Защитите свои данные и предпримите этот долгожданный дополнительный шаг, чтобы убедиться, что ваши учетные данные в безопасности.
Этот тип требует, чтобы пользователи сначала входили в систему, предоставляя имя пользователя и пароль, а затем специальный код, выдаваемый программным обеспечением. Этот дополнительный шаг безопасности обычно отправляется на их электронное устройство посредством текстового сообщения или электронной почты.
Выбирайте надежные пароли, чтобы защитить себя
Создание сложных и безопасных паролей имеет решающее значение, так же как и защита ваших документов с помощью пароля. Чтобы обеспечить надежную защиту, следуйте привычке формулировать надежные пароли при авторизации доступа к вашей системе или при получении услуг облачного хранения.
Вам сложно придумать надежные пароли? Вот несколько полезных советов, которые позволят вам создать надежные учетные данные:
- Используйте отдельный пароль для каждой из ваших учетных записей.
- Объедините в своем пароле буквы, цифры и специальные символы.
- Придумайте пароль, который будет трудно угадать другим.
- Используйте не менее восьми символов.
- Убедитесь, что ваши параметры восстановления пароля актуальны и безопасны.
- Используйте сочетание заглавных и строчных букв.
- Регулярно обновляйте свои пароли.
Владение устройствами Apple дает одно из самых больших преимуществ, которым вы можете воспользоваться, а именно возможность генерировать надежные пароли и хранить их в iCloud Keychain. Все ваши пароли будут заполняться автоматически, поэтому вам больше не придется их вспоминать.
Защитите свои файлы с помощью шифрования
Еще одна защита конфиденциальной информации доступна через шифрование. Шифрование может зашифровать ваши данные и сделать их нечитаемыми без правильного пароля. И Macintosh OS, и Windows имеют встроенные системы для этой защиты, чтобы воспользоваться преимуществами непревзойденной безопасности, которую может предложить шифрование.
Воспользуйтесь мощью облачной библиотеки
Для обеспечения безопасности важных документов необходимо иметь под рукой дубликаты. Если вы храните важный документ только на жестком диске компьютера, который выходит из строя, вы находитесь в опасном положении.
Облачное хранилище может быть отличным способом убедиться, что ваши файлы имеют постоянные и безопасные резервные копии. При правильных настройках ваш локальный компьютер будет постоянно сохранять копии ваших файлов в облаке. Это создает резервные копии, на которые вы всегда можете положиться, даже если что-то случится с вашей локальной копией, например, повреждение или потеря.
Установить немедленное удаление
Важно понимать, что удаленные файлы на вашем устройстве или в облачном хранилище могут быть восстановлены в течение некоторого времени после удаления. Хотя это может помочь в случайных случаях, это может стать неудачей в случае безопасности документов. Поэтому мы должны принять меры безопасности, чтобы гарантировать, что конфиденциальные документы надежно защищены.
Если вы беспокоитесь о том, что конфиденциальная информация попадет в чужие руки, у вас есть возможность безопасно удалить свои файлы. Например, в Windows вы можете обойти корзину и удалить файл, удерживая клавишу Shift и нажимая Delete.
Заключительные мысли
Очевидно, что существует несколько подходов к обеспечению безопасности цифровых документов. Несколько стратегий, изложенных в этом блоге, несомненно, могут помочь снизить потенциальные риски, вызванные различными типами угроз. Важно не просто быть в курсе этих стратегий, но и сделать их частью вашей повседневной деятельности, поскольку это помогает защитить конфиденциальные документы и данные.