Управління робочими замовленнями дає більше, ніж просто автоматизує бізнес обслуговування на місцях. Це покращує керування активами, впливає на роботу ваших команд шляхом оптимізації робочих процесів і оптимізує канали зв’язку.
Усі ці переваги пов’язані з управлінням змінами та обслуговуванням на місцях. Несприйнятливість постачальника програмного забезпечення, часті збої програмного забезпечення або, що ще гірше, витоки даних негативно впливають на ваш бізнес.
Тому ви повинні ретельно вибирати програмне забезпечення для керування робочими замовленнями. У цій статті наведено перелік основних функцій, які має мати ваша програма керування робочими замовленнями для ефективної автоматизації.
8 головних функцій, які має мати програмне забезпечення для керування робочими замовленнями для ефективної роботи на місцях.
Програмне забезпечення для керування робочими замовленнями допомагає організовувати та автоматизувати виконання ручних завдань і завдань із низьким рівнем ризику в межах польових операцій.
Щоб переконатися, що ви вибрали відповідного постачальника програмного забезпечення, переконайтеся, що представлене рішення для керування робочими замовленнями має нижче восьми основних функцій:
Налаштування
Загальне програмне забезпечення для керування проектами не підходить для інтеграції з робочими процесами польового обслуговування. Шукайте спеціальне рішення для керування робочими замовленнями, яке розуміє вимоги та виклики підприємств, що надають послуги на місцях.
Наявність параметрів налаштування робить перехід від документообігу до автоматизації плавним. Програмне забезпечення для формування з попередньо визначеними процесами або брендингом приносить знайомство вашій команді. Бізнес завжди може повільно оптимізуватись далі.
Наприклад, перевірте наявність таких функцій, як створення користувацьких форм для збору даних, створення користувацьких полів для фільтрації доступних спеціалістів з обслуговування на місцях, настроювані шаблони тощо.
Комунікаційні засоби
Який сенс упроваджувати програмне забезпечення, коли вам досі потрібно кілька телефонних дзвінків, щоб перевірити доступність технічного спеціаліста?
Гарне програмне забезпечення для керування робочими замовленнями включатиме кілька режимів зв’язку та автоматизуватиме повторювані запити. Перевірте наявність централізованого місця для спілкування в чаті або коментування вакансій. Він має містити параметри для обміну зображеннями, відео, текстом, файлами тощо з командами для кращої асинхронної співпраці.
Наприклад, якщо працівники бажають отримати відпустку, вони можуть подати прохання, і менеджер має схвалити або відхилити його залежно від обставин.
Створення робочого замовлення, яке можна редагувати та відстежувати
Цілком природно змінювати деталі роботи, оскільки служби на місцях можуть стати непередбачуваними. Щоб уникнути переробки, переконайтеся, що вибране програмне забезпечення для керування роботою має функції редагування.
Він також повинен містити можливість оновлювати та відстежувати статус роботи. Він має надсилати сповіщення призначеним працівникам і менеджерам, коли щось піде не так. Також складіть список періодичних, одноразових або високоцінних робіт. Перевірте, чи може ваш постачальник програмного забезпечення оцифрувати ці завдання відповідно до потреб бізнесу.
Приладова панель для видимості
Один із способів програмного забезпечення для керування роботою покращити видимість бізнесу – це використання інформаційних панелей. Настроювана інформаційна панель дозволить вам відстежувати ключові показники ефективності, які визначає ваш бізнес. Переконайтеся, що він дозволяє редагувати види, щоб отримати перспективу.
Інформаційна панель допомагає визначити пріоритетність завдань і забезпечити виконання термінових. Наприклад, використовуючи Zuper – спеціалізоване програмне забезпечення для польового обслуговування, ви можете розфарбувати поля кодування для організації завдань.
Документація
Документація для створення стандартних операційних процедур виключає переробку та навчання. Перевірте будівельний глосарій, щоб швидко ознайомитися з визначенням.
Перевірте, чи програмне забезпечення для керування робочими замовленнями містить положення для створення та публікації документації для операцій виїзного обслуговування. Це включає ручну підготовку до використання обладнання, найкращі практики зберігання матеріалів, публікацію документації процесу тощо.
Програмне забезпечення також має підтримувати документацію у форматах вмісту, таких як відео, документи, аудіо, зображення тощо.
Співпраця
Програмне забезпечення для керування роботою дозволяє багатьом зацікавленим сторонам співпрацювати, не перебуваючи в одному місці. Ваша команда може дистанційно керувати техніками з виїзного обслуговування та бути в курсі ситуації на місці.
Перевірте наявність функцій асинхронної співпраці, які заощадять час і зусилля. Наприклад, з’ясуйте, чи програмне забезпечення дозволяє автоматично призначати завдання, усуваючи телефонні дзвінки.
Діловодство
Програмне забезпечення для керування робочими замовленнями має мати можливість зберігати історичні дані про виконані роботи та відстежувати прогрес. Це допомагає отримати уявлення про оптимізацію роботи або про продуктивність технічних спеціалістів.
Це також має дозволити працівникам дистанційно оновлювати інформацію про робочий стан або піднімати запити щодо проблем. З наявними записами програмне забезпечення також може запропонувати рішення, які використовувалися в минулому. Це також допомагає навчати працівників на основі даних про попередні роботи.
Мобільний додаток
Робота на місцях часто віддалена. Мобільний додаток необхідний для команд бек-офісу, щоб залишатися на зв’язку з технічними спеціалістами.
Перебування на робочому місці також означає, що мобільний додаток має бути інтуїтивно зрозумілим – ніхто не може додати більше когнітивного навантаження до своєї поточної роботи. Це також полегшує спілкування, надсилання термінових повідомлень за допомогою сповіщень і швидкий доступ до документації. Крім того, менеджер може підготувати контрольні списки, які технічні спеціалісти можуть оновлювати та відстежувати виконання роботи.
Ваше програмне забезпечення для керування роботою має спростити операції з обслуговування на місцях
Оплата за несумісне програмне забезпечення ускладнить ваші операції. У Zuper наше програмне забезпечення для польового обслуговування включає вищезазначені функції, а наша команда підтримки гарантує, що воно доповнює ваші існуючі робочі процеси.
Замовте демонстрацію, щоб дізнатися, як наші рішення для керування роботою можуть допомогти керувати вашими замовленнями.