Демістифікація того, як написати запит на пропозицію (RFP), є важливою для будь-якого процвітаючого бізнесу. Компанії, великі чи малі, часто опиняються в ситуації, коли їм потрібна допомога зовнішніх фірм для завершення складних проектів. Складання високоякісного запиту пропозицій допомагає привернути належну увагу постачальників і відсіяти тих, хто не підходить для цієї ролі. Однак написання комплексного, ефективного RFP може бути досить складним завданням, що потребує ретельного аналізу, розуміння, стратегічного бачення та ясності. Продовжуйте читати, поки ми заглибимося в кілька керівних принципів щодо того, як написати потужний RFP, який принесе результати.
Розуміння основ
RFP — це оголошення про фінансування проекту, яке компанії використовують для спонукання до участі в торгах від різних постачальників, які потім матимуть можливість виграти бізнес-контракт. Запит на пропозиції має бути чітким і зрозумілим. Він має коротко описувати потреби та цілі вашого бізнесу. Йдеться не лише про те, чого хоче ваш бізнес, але й про надання зацікавленим постачальникам чіткого уявлення про те, чого очікувати.
Щоб надихнути постачальників на найкращі пропозиції, запит на пропозиції має представити проблему проекту, щоб спонукати постачальників висвітлити свої найбільш інноваційні рішення. Добре складений RFP також базується на прозорості, не залишаючи місця для двозначності. У ньому має бути детально описано, чого ваш бізнес прагне досягти в рамках проекту, і рушійні фактори, які стоять за цими цілями.
Крім того, включення деталей щодо бажаних результатів, бюджету, часових рамок, процедур відбору та критеріїв оцінки також є обов’язковим при складанні успішного ЗПП. Це не тільки дає постачальнику чітке уявлення про ваші очікування, але й дозволяє йому точно визначити, чи є у нього можливості та ресурси, необхідні для виконання роботи.
Складання плану проекту
Ще один важливий аспект, який слід враховувати, щоб навчитися складати запит на пропозицію, полягає в тому, щоб надати детальний план проекту, який потрібно виконати. Будь то розробка програмного забезпечення, будівельний проект або робота з постачання та доставки, кожен тип проекту має свої унікальні складності, які вимагають детального опису.
Проведення міжвідомчих нарад є хорошою практикою для прокладання шляху для детального опису проекту. На цих зустрічах мають бути присутні всі ключові зацікавлені сторони, залучені до проекту. Вони можуть надати величезну кількість інформації та перспектив, які ви інакше могли б не розглянути. Ця інформація має вирішальне значення для розробки детального та всебічного опису проекту, який охоплює всі основи.
Визначення матриці оцінювання
Оцінка постачальника є першорядною процедурою, яка гарантує наймання найкращого постачальника для проекту. Щоб зрозуміти суть цього, необхідно визначити критерії оцінки безпосередньо в запиті пропозицій. Чітко визначена матриця оцінки повинна бути включена в RFP, яка розбиває, як саме буде вимірюватися успіх пропозиції.
Загальними критеріями, які розглядаються, є досвід постачальника, методологія проекту, графік виконання проекту та економічна ефективність. Важливо чітко викласти це, оскільки це дозволяє потенційним постачальникам зосередити свої пропозиції на досягненні цих ключових моментів. Зробивши це, ви, швидше за все, отримаєте більш цілеспрямовані та ефективні пропозиції від постачальників.
Забивання деталей
З боку учасника тендеру необхідно враховувати кожну деталь у запиті пропозиції. Це допоможе запобігти виникненню труднощів або подання пропозиції, яка не повністю стосується всіх компонентів. Наприклад, у запиті про пропозиції слід уточнити, чи проводяться зустрічі перед тендером, чи будуть організовані візити на місце, щоб надати учасникам торгів додаткову інформацію про проект.
Написання запиту на пропозицію, яка працює, — це навичка, якою можна оволодіти за допомогою структурованого підходу. Зосередившись на цих порадах, ви зможете створити переконливу пропозицію, щоб залучити відданих і кваліфікованих постачальників.