У наш час практично неможливо виконати будь-яку роботу без передачі інформації в різних форматах. Однак забезпечити конфіденційність і безпеку ваших даних може бути надзвичайно важко. Збереження конфіденційності вашої інформації є абсолютно важливим, і є дії, які ви можете вжити, щоб гарантувати це.
Щоб захистити ваші дані від потенційних проблем, таких як вторгнення, витоки та втрати, ми зібрали шість ефективних підходів безпеки. Використання цих стратегій гарантує безпеку фактів і цифр, незалежно від того, які підходи до обміну ви виберете.
Водяний знак
Для захисту конфіденційної інформації важливо додати до документа цифрові водяні знаки у вигляді тексту або графіки. Насправді, рекомендується використовувати водяні знаки для PDF-файлів, щоб сприяти безпечній поведінці користувача під час роботи з конфіденційними даними, зокрема:
- Юридичні договори та достовірні ноти
- Розтягування бюджетів і фінансів документів
- Дорожні карти та технічні характеристики продукту
- Складання рукописів та бізнес-планів
Цифровий водяний знак дозволяє співпрацювати без компромісів. Ваша інформація захищена протягом усього терміну служби, що гарантує конфіденційність даних і гарантію відповідності. Завдяки цифровим водяним знакам тепер можна безпечно працювати разом.
Впровадження водяного знака дає подвійну вигоду з точки зору безпеки. Насамперед, це служить превентивним заходом, що перешкоджає незаконному розголошенню конфіденційних матеріалів. Крім того, якщо має місце будь-який витік, походження даних можна легко визначити на основі водяного знака з іменем законного одержувача, який прикріплено до файлу.
Увімкніть багатоетапну перевірку для оптимальної безпеки
Увімкнення багатофакторної автентифікації (MFA) у програмному забезпеченні чи хмарному сховищі, яке ви використовуєте, є обов’язковим, якщо така опція доступна – не дозволяйте безпеці облікового запису відходити на другий план! В даний час 2FA є найбільш бажаною формою цього типу аутентифікації. Захистіть свої дані та зробіть цей такий бажаний додатковий крок, щоб переконатися, що ваші облікові дані в безпеці.
Цей тип вимагає, щоб користувачі входили, спочатку вводячи ім’я користувача та пароль, а потім спеціальний код, виданий програмним забезпеченням. Цей додатковий рівень безпеки зазвичай надсилається на їхні електронні пристрої за допомогою текстового повідомлення або електронної пошти.
Виберіть надійні паролі, щоб захистити себе
Створення розширених і надійних паролів має вирішальне значення, так само як і захист ваших документів паролем. Щоб забезпечити надійний захист, дотримуйтесь звички формулювати надійні паролі під час авторизації доступу до вашої системи або під час отримання хмарних служб зберігання.
Вам важко придумати безпечні паролі? Ось кілька корисних порад, які допоможуть вам створити надійні облікові дані:
- Використовуйте окремий пароль для кожного свого облікового запису.
- Комбінуйте літери, цифри та спеціальні символи у своєму паролі.
- Створіть пароль, який іншим буде важко вгадати.
- Використовуйте щонайменше вісім символів.
- Переконайтеся, що параметри відновлення пароля актуальні та безпечні.
- Використовуйте суміш великих і малих літер.
- Регулярно оновлюйте свої паролі.
Володіння пристроями Apple забезпечує одну з найбільших переваг, якими ви можете скористатися, а саме можливість генерувати надійні паролі та зберігати їх у в’язці ключів iCloud. Усі ваші паролі будуть заповнені автоматично, тому їх більше не потрібно буде відновлювати.
Захистіть свої файли за допомогою шифрування
Додатковим захистом конфіденційної інформації є шифрування. Шифрування може зашифрувати ваші дані та зробити їх нерозбірливими без правильного пароля. І Macintosh OS, і Windows мають вбудовані системи для цього захисту, щоб скористатися перевагами безпрецедентного шифрування безпеки, яке може запропонувати.
Скористайтеся потужністю хмарної бібліотеки
Для безпечного зберігання важливих документів необхідно мати під рукою дублікати. Якщо ви зберігаєте важливий документ лише на несправному жорсткому диску комп’ютера, ви перебуваєте в непевному становищі.
Хмарне сховище може бути чудовим способом забезпечити постійне та безпечне резервне копіювання ваших файлів. За наявності правильних налаштувань ваш локальний комп’ютер постійно зберігатиме копії ваших файлів у хмарі. Це створює резервні копії, на які ви завжди можете покластися, навіть якщо щось трапиться з вашою локальною копією, як-от пошкодження чи втрата.
Встановити негайне видалення
Важливо розуміти, що видалені файли на вашому пристрої або в хмарному сховищі ще можна відновити протягом деякого часу після видалення. Хоча це може допомогти в випадкових випадках, це може стати перешкодою у випадку безпеки документів. Отже, ми повинні вжити заходів безпеки, щоб забезпечити належний захист конфіденційних документів.
Якщо ви боїтеся, що конфіденційна інформація потрапить до чужих рук, ви можете безпечно видалити свої файли. У Windows, наприклад, ви можете обійти кошик і видалити файл, утримуючи клавішу Shift і натискаючи Delete.
Заключні думки
Зрозуміло, що існує кілька підходів до забезпечення безпеки цифрових документів. Кілька стратегій, викладених у цьому блозі, безумовно, можуть допомогти зменшити потенційні ризики, спричинені різними типами загроз. Важливо не тільки бути поінформованим про ці стратегії, але й зробити їх частиною своєї звичайної діяльності, оскільки це допомагає захистити конфіденційні документи та дані.