Підписи є важливим елементом будь-якого бізнесу. Поставити свій підпис на важливому документі означає довіру, прийняття та безцінний доказ особистості людини.
Однак підписання паперів і документів займає багато часу, особливо якщо щодня доводиться підписувати багато паперів. Спосіб отримання підписів також може бути складним, якщо поруч немає особи, яка мала б підписати документи, що впливає на робочий процес і ефективність бізнесу.
Завдяки технологіям, інновації електронних підписів (е-підписи) відкрили можливості та можливості для компаній та фізичних осіб.
Електронний підпис: що це?
Електронний підпис — це просто електронна форма підпису. Замість традиційного способу рукописного підпису електронний підпис дає змогу підписувати документи онлайн, скануючи обличчя, палець чи сітківку ока або накреслюючи своє ім’я чи підпис на цифровому пристрої.
Використання електронного підпису передбачає три чинники: підписувача, суб’єкта господарювання та інструмент або рішення електронного підпису, що забезпечує платформу для створення підписів. Використання електронних підписів допомогло компаніям підвищити продуктивність, підвищити задоволеність клієнтів і підвищити ефективність на робочому місці.
Тим не менш, електронні підписи також мають свої недоліки. У цій статті буде перераховано плюси та мінуси використання електронних підписів, щоб допомогти вам зрозуміти, чи підходить цей варіант вашому бізнесу.
Плюси використання електронних підписів
- Прискорює бізнес-процеси
Кілька років тому підприємствам доводилося роздруковувати документи, складати їх у папку та надавати підписувачу для підпису. Але якщо підписувача немає поруч, співробітники повинні надіслати ці документи кур’єром, щоб вони підписалися. Це означає, що їм потрібно почекати день або два, поки підписаний документ буде надіслано назад в офіс.
Цей тривалий і виснажливий процес може затримати ваш бізнес і вплинути на продуктивність вашої команди. З електронними підписами вам не доведеться проходити цю виснажливу процедуру. Ви можете використовувати програмне забезпечення для електронного підпису, щоб завантажити свої документи в Інтернет і надіслати їх підписанту(ам) у будь-який час і будь-де.
Завдяки підписаним і відправленим за лічені секунди документам вам не доведеться відкладати будь-яку ділову діяльність, що прискорить ваші операції та підвищить продуктивність на робочому місці.
- Підвищує безпеку
Основна проблема щодо традиційних рукописних підписів полягає в тому, що вони піддаються ризику підробки підписів. Шахрайство з підписом, більш відоме як підробка, — це кримінальне дійство, пов’язане з копіюванням підпису іншої особи, особливо якщо його досить просто скопіювати. Використання електронних підписів може зробити підписання документів більш безпечним завдяки виключенню підробок.
Удосконаленим типом електронного підпису є цифровий підпис. Він має функції, які роблять його більш безпечним і сумісним. Він використовує центри сертифікації (CA), складні алгоритми та постачальників довірчих послуг (TSP), щоб перевірити особу підписувача та цілісність документа.
- Покращує точність документа
Можливо, ви надсилали багатосторінковий документ підписанту та отримували його через кілька годин, щоб дізнатися, що він пропустив підпис сторінки або забув заповнити деяку важливу інформацію. Це може бути неприємним і трудомістким, оскільки вам доведеться повернути документи та чекати, поки вони завершать процес підписання.
Програмне забезпечення електронного підпису може вирішити такі проблеми, підвищивши точність документів. Цей інструмент може виявити, які сторінки або обов’язкову інформацію було пропущено, негайно сповіщаючи підписувача повернутися до сторінок і підписати їх.
Завдяки цій функції ви можете бути на 100% впевнені, що документи завжди будуть повністю підписані. Минули ті часи, коли вам доводилося вручну гортати сторінки, щоб перевірити відсутність підписів.
- Економить час і гроші
Ймовірно, ваша команда витрачає багато часу та енергії на перемішування, організацію та оформлення документів, що знижує продуктивність. Завдяки електронним підписам ви можете мінімізувати паперову роботу, оскільки всі підписані документи можна зберігати та зберігати в Інтернеті для подальшого використання. Відстеження процесу підписання документів за допомогою однієї платформи також стане більш керованим.
Маючи більше часу, ви можете зосередитися на більш важливих завданнях, таких як налагодження відносин із клієнтами чи надання високоякісних послуг, замість того, щоб мати справу з нескінченною паперовою тяганиною. Найкраще те, що ви можете скоротити свої бізнес-витрати, оскільки вам не доведеться витрачатися на друк, факс і надсилання документів.
- Покращує досвід клієнтів
Електронні підписи призначені не лише для начальників і керівного персоналу. Ви також можете використовувати електронний підпис для покращення обслуговування клієнтів.
Замість того, щоб передавати своїм клієнтам багатосторінкові документи для підпису, ви можете використовувати програмне забезпечення для електронного підпису, щоб надіслати їм документи, які вони можуть підписати будь-коли, будь-де, за допомогою будь-якого пристрою. Завдяки цьому клієнти швидше та легше взаємодіють із вашою компанією, підвищуючи загальний рівень обслуговування клієнтів.
- Дає вам перевагу над конкурентами
Хоча електронні підписи існують вже деякий час, не всі підприємства готові прийняти цю технологію. Використання електронних підписів у ваших бізнес-операціях дасть вам перевагу перед конкурентами, які стійкі до змін.
Завдяки суттєвим перевагам, таким як економія коштів, пришвидшення бізнес-процесів, покращена безпека, точність документів і клієнтський досвід, використання електронних підписів може допомогти вам бути на висоті.
Мінуси використання електронних підписів
- Обмежений обсяг пам’яті
Рішення електронного підпису може зберігати ваші підписані документи, щоб ви могли легко відстежувати їх або отримувати їх для подальшого використання. Проте деякі засоби електронного підпису мають обмежений обсяг пам’яті. Це може бути проблемою для підприємств, які значною мірою покладаються на онлайн-зберігання даних для особистої інформації своїх клієнтів.
Наскільки це можливо, інвестуйте в програмне забезпечення для електронного підпису зі значним обсягом пам’яті, щоб ви могли повністю контролювати свої документи. Якщо вам потрібно видалити файли, які більше не потрібні, інструмент електронного підпису повинен мати можливість цифрового видалення копій із їхніх серверів.
- Немає функцій безпеки
Різні програмні рішення електронного підпису мають різні рівні безпеки. Це означає, що один засіб електронного підпису може бути безпечнішим за інші. Найдешевший електронний підпис може не забезпечувати захист від підробки.
Розгляньте рішення, яке використовує технологію цифрового підпису для покращеної безпеки документів і підписів. Також доцільно постійно оновлювати програмне забезпечення електронного підпису з найновішими функціями безпеки.
- Потрібен доступ до платформи електронного підпису
Якщо ви бажаєте застосувати електронний підпис у всіх своїх бізнес-операціях, буде корисно переконатися, що ваші ділові партнери, постачальники та клієнти мають необхідну технологію для доступу та використання вибраної вами платформи електронного підпису. Хоча їм не обов’язково встановлювати однакове програмне забезпечення, забезпечення сумісності та простоти використання має важливе значення для безперебійного процесу електронного підпису.
- Передбачає дорогі інвестиції
Як і інші технологічні оновлення, використання електронних підписів є дорогим капіталовкладенням, особливо якщо ви хочете використовувати найбільш спеціалізований і безпечний тип електронного підпису. Отже, перевірте свій бюджет, щоб побачити, чи це те, що ви можете собі дозволити, і чи допоможе вам заощадити гроші в довгостроковій перспективі.
Чи корисний електронний підпис для вашого бізнесу?
Загалом будь-яке оновлення автоматизації бізнесу є хорошою ідеєю. Все ж це залежатиме від характеру вашого бізнесу та роботи. Отже, перегляньте список плюсів і мінусів електронних підписів і вирішіть, чи підходить він для вашого бізнесу.