Подписи являются важнейшим элементом любого бизнеса. Подпись на важном документе означает доверие, принятие и бесценное доказательство личности человека.
Однако подписание бумаг и документов отнимает много времени, особенно если ежедневно приходится подписывать много бумаг. Метод получения подписей также может быть сложным, если нужного человека нет рядом, чтобы подписать бумаги, что влияет на рабочий процесс и эффективность бизнеса.
Благодаря технологиям, инновациям в области электронных подписей (ЭЦП) открыла новые возможности для предприятий и частных лиц.
Электронная подпись: что это такое?
Электронная подпись — это просто электронная форма подписи. Вместо традиционного способа рукописных подписей электронная подпись позволяет вам подписывать документы онлайн, сканируя свое лицо, палец или сетчатку глаза или нанося свое имя или подпись на цифровом устройстве.
Использование электронной подписи включает три фактора: подписывающее лицо, бизнес-субъект и инструмент или решение электронной подписи, предоставляющее платформу для создания подписей. Использование электронных подписей помогло компаниям повысить производительность, повысить удовлетворенность клиентов и повысить эффективность на рабочем месте.
Тем не менее, электронные подписи также имеют свои недостатки. В этой статье будут перечислены плюсы и минусы использования электронных подписей, чтобы помочь вам понять, подходит ли этот вариант вашему бизнесу.
Плюсы использования электронных подписей
- Ускоряет бизнес-процессы
Несколько лет назад предприятиям приходилось печатать документы, складывать их в папку и предоставлять их подписавшему на подпись. Но если подписавшего нет рядом, сотрудники должны отправлять эти бумаги курьером, чтобы он их подписал. Это значит, что им нужно ждать день или два, пока подписанный документ будет отправлен обратно в офис.
Этот долгий и утомительный процесс может задержать ваши бизнес-операции и повлиять на производительность вашей команды. С электронными подписями вам не придется проходить эту утомительную процедуру. Вы можете использовать программное обеспечение для электронной подписи, чтобы загружать свои документы онлайн и отправлять их подписавшему(им) в любое время и в любом месте.
Поскольку документы подписываются и отправляются обратно в течение нескольких секунд, вам не придется откладывать какие-либо деловые операции, что ускорит ваши операции и повысит производительность труда.
- Повышает безопасность
Одной из основных проблем, связанных с традиционными рукописными подписями, является риск мошенничества с подписями. Более известное как подделка, мошенничество с подписями — это преступное деяние по копированию подписи другого человека, особенно если ее достаточно просто скопировать. Использование электронных подписей может сделать подписание документов более безопасным, исключив подделку.
Продвинутым типом электронной подписи является цифровая подпись. Она обладает функциями, которые делают ее более безопасной и соответствующей требованиям. Она использует центры сертификации (CA), сложные алгоритмы и поставщиков услуг доверия (TSP) для проверки личности подписавшего и целостности документа.
- Улучшает точность документов
Вы, возможно, сталкивались с тем, что отправляли подписанту многостраничный документ и получали его через несколько часов, а потом обнаруживали, что он пропустил страницу подписи или забыл заполнить какую-то важную информацию. Это может быть неприятно и отнимать много времени, так как вам придется возвращать бумаги и ждать, пока они завершат процесс подписания.
Программное обеспечение для электронной подписи может решить такие проблемы, повышая точность документа. Этот инструмент может определить, какие страницы или обязательная информация были пропущены, немедленно уведомляя подписавшего о необходимости вернуться к страницам и подписать их.
С этой функцией вы можете быть на 100% уверены, что документы всегда будут подписаны полностью. Прошли те времена, когда вам приходилось вручную перелистывать страницы, чтобы проверить отсутствие подписей.
- Экономит время и деньги
Ваша команда, вероятно, тратит много времени и энергии на перетасовку, организацию и заполнение документов, что снижает производительность. С помощью электронных подписей вы можете минимизировать бумажную работу, поскольку все подписанные документы можно сохранять и хранить онлайн для дальнейшего использования. Отслеживание процесса подписания документов с использованием одной платформы также будет более управляемым.
Имея больше свободного времени, вы можете сосредоточиться на более важных задачах, таких как построение отношений с клиентами или предоставление высококачественного обслуживания, вместо того, чтобы заниматься бесконечной бумажной работой. Лучше всего то, что вы можете сократить свои бизнес-расходы, поскольку вам не придется тратиться на печать, отправку факсов и документов.
- Улучшает качество обслуживания клиентов
Электронные подписи предназначены не только для начальников и персонала управленческого уровня. Вы также можете использовать электронную подпись для улучшения обслуживания клиентов.
Вместо того, чтобы передавать клиентам многостраничные документы для подписания, вы можете использовать программное обеспечение электронной подписи, чтобы отправлять им документы, которые они могут подписать в любое время, в любом месте, с помощью любого устройства. Это ускоряет и упрощает взаимодействие клиентов с вашим бизнесом, улучшая их общий клиентский опыт.
- Дает вам преимущество перед конкурентами
Хотя электронные подписи существуют уже некоторое время, не все компании готовы принять эту технологию. Использование электронных подписей в ваших деловых операциях даст вам преимущество перед конкурентами, которые сопротивляются изменениям.
Благодаря таким существенным преимуществам, как экономия средств, ускорение бизнес-процессов, повышение безопасности, точности документов и качества обслуживания клиентов, использование электронных подписей может помочь вам оставаться на вершине успеха.
Минусы использования электронных подписей
- Имеет ограниченное хранилище
Решение для электронной подписи может хранить ваши подписанные документы, чтобы вы могли легко отслеживать их или извлекать для дальнейшего использования. Однако некоторые инструменты электронной подписи имеют ограниченное хранилище. Это может быть проблемой для компаний, которые в значительной степени полагаются на онлайн-хранение данных для личной информации своих клиентов.
Насколько это возможно, инвестируйте в программное обеспечение для электронной подписи с существенным хранилищем, чтобы обеспечить вам полный контроль над вашими документами. Если вам нужно удалить файлы, которые больше не нужны, инструмент электронной подписи должен иметь возможность цифрового уничтожения копий со своих серверов.
- Отсутствуют функции безопасности
Различные программные решения для электронной подписи имеют разные уровни безопасности. Это означает, что один инструмент электронной подписи может быть более безопасным, чем другие. Самая дешевая электронная подпись может не обеспечивать защиту от подделки.
Рассмотрите решение, которое использует технологию цифровой подписи для повышения безопасности документов и подписей. Также разумно обновлять программное обеспечение для электронной подписи с помощью новейших функций безопасности.
- Требуется доступ к платформе электронной подписи
Если вы хотите внедрить электронную подпись во все свои бизнес-операции, полезно убедиться, что у ваших деловых партнеров, поставщиков и клиентов есть необходимые технологии для доступа и использования выбранной вами платформы электронной подписи. Хотя им не обязательно устанавливать то же самое программное обеспечение, обеспечение совместимости и простоты использования имеет важное значение для бесперебойного процесса электронной подписи.
- Требует дорогостоящих инвестиций
Как и другие технологические обновления, использование электронных подписей является дорогостоящей инвестицией, особенно если вы хотите использовать наиболее специализированный и безопасный тип электронной подписи. Поэтому проверьте свой бюджет, чтобы понять, можете ли вы себе это позволить и сможете ли вы сэкономить деньги в долгосрочной перспективе.
Полезна ли электронная подпись для вашего бизнеса?
В целом, любое обновление автоматизации бизнеса — это хорошая идея. Тем не менее, это будет зависеть от характера вашего бизнеса и выполняемой работы. Поэтому просмотрите список плюсов и минусов электронных подписей и решите, подходит ли это для вашего бизнеса.